Remboursement de frais professionnels aux salariés

Le bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) a apporté des précisions utiles sur l’exonération de cotisations concernant les allocations forfaitaires de remboursement de frais professionnels aux salariés.

Exonération dans des limites forfaitaires, sans justification. Si l’employeur rembourse des frais professionnels à ses salariés sous la forme d’indemnités ou d’allocations forfaitaires (p.ex. indemnités de repas ou de grand déplacement, etc.), ces allocations sont présumées utilisées conformément à leur objet et sont exonérées des cotisations et contributions sociales sans besoin de produire de justificatif, lorsqu’elles sont inférieures ou égales aux limites d’exonération forfaitaires fixées par l’administration et si les circonstances de fait correspondent à celles prévues par la réglementation (arrêté du 20-12-2022 art. 2, JO du 27).

Allocations forfaitaires supérieures à un plafond conventionnel. Lorsque l’employeur verse à ses salariés une allocation forfaitaire supérieure à un plafond fixé par la convention collective ou un accord collectif applicable à l’entreprise, ce versement ne remet pas en cause l’exonération des cotisations de l’allocation si celle-ci reste inférieure aux montants des limites forfaitaires d’exonération fixées par l’administration. Mais, si son montant dépasse les limites forfaitaires d’exonération, l’employeur doit justifier leur utilisation conformément à leur objet pour obtenir l’exonération de la fraction excédentaire (www.boss.gouv.fr – Frais professionnels § 110 et 120).

Indemnités kilométriques en cas de covoiturage. Lorsqu’un salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à titre professionnel et pratique le covoiturage, l’employeur peut déduire l’indemnité forfaitaire kilométrique versée pour lui rembourser ses frais dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l'administration fiscale. Le Boss précise que pour la pratique du covoiturage, seul le propriétaire du véhicule peut bénéficier de l'indemnité kilométrique pour un trajet donné (www.boss.gouv.fr – Frais professionnels § 400).

Organisation d’un événement festif. Si le comité social et économique (CSE) ou l’employeur, même en présence d’un CSE, organise, au maximum une fois par an, un évènement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise, cet évènement ne constitue pas un avantage en nature si l’ensemble des salariés y est convié et que le coût de l’événement est global et non individualisé. Donc aucun avantage en nature ne doit être retenu sur la rémunération des salariés (www.boss.gouv.fr – Frais professionnels § 1520).

Frais de test virologique Covid-19 : un remboursement exceptionnel du salarié. Lorsque l’employeur envoie un salarié en mission spécifique à l’étranger, qu’il est soumis de manière ponctuelle à l’obligation de présenter un test virologique Covid négatif et qu’il n’existe aucune alternative à la réalisation de ce test virologique (p. ex. un déplacement professionnel à l’étranger exigeant un test négatif, la vaccination n’étant pas un moyen de se soustraire à cette obligation), alors le coût de ce test virologique constitue un frais professionnel que l’employeur doit rembourser au salarié. Ce remboursement ne donne pas lieu à cotisations et contributions sociales (www.boss.gouv.fr – Frais professionnels § 2300). 

Ces précisions apportées depuis le 24-12-2021 par le Boss en matière d’exonération de cotisations des allocations forfaitaires de remboursement de frais sont à intégrer dans les pratiques RH des employeurs, car elles leur sont opposables.

Source : https://boss.gouv.fr, mise à jour du 24-12-2022

© Lefebvre Dalloz